Từ ngày 05/12/2026, Nghị định 393/2026/NĐ-CP quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam chính thức có hiệu lực. Đây là thời điểm doanh nghiệp cần rà soát lại quy trình chuẩn bị hồ sơ, cấp giấy phép lao động và xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Vậy doanh nghiệp nên chuẩn bị những gì?

1. Rà soát giấy tờ của người lao động nước ngoài

Tùy từng vị trí công việc và hình thức làm việc, doanh nghiệp cần kiểm tra các giấy tờ liên quan, thường bao gồm:

• Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

• Giấy khám sức khỏe theo quy định.

• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy tờ tương đương theo quy định.

• Bằng cấp, chứng chỉ, giấy tờ chứng minh kinh nghiệm chuyên môn.

• Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc tại Việt Nam.

• Ảnh và các biểu mẫu đề nghị theo quy định.

Lưu ý: Thành phần hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào từng trường hợp. Doanh nghiệp nên xác định đúng vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật trước khi chuẩn bị giấy tờ.

2. Kiểm tra thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài

Đây là bước doanh nghiệp không nên bỏ qua khi chuẩn bị hồ sơ cho chuyên gia và nhân sự nước ngoài.

Theo quy định về hợp pháp hóa lãnh sự tại Nghị định 393/2026/NĐ-CP, giấy tờ do nước ngoài cấp trong hồ sơ xin cấp, cấp lại hoặc gia hạn giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ các trường hợp được miễn theo quy định.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Giấy tờ có thuộc diện phải hợp pháp hóa lãnh sự hay không.

• Quốc gia cấp giấy tờ có cơ chế miễn hợp pháp hóa phù hợp hay không.

• Yêu cầu về bản gốc, bản sao, dịch thuật và chứng thực.

• Thời hạn sử dụng của các giấy tờ trước khi nộp hồ sơ.

Chuẩn bị đúng ngay từ đầu giúp hạn chế việc bổ sung giấy tờ và kéo dài thời gian xử lý. Hopphaphoalanhsu.vn cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận Apostille tài liệu Việt Nam đi các nước và ngược lại

3. Xác định đúng trường hợp phải xin giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn

Không phải mọi trường hợp người nước ngoài làm việc tại Việt Nam đều áp dụng cùng một thủ tục.

Nghị định 393/2026/NĐ-CP quy định các trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đối chiếu điều kiện cụ thể để xác định trường hợp của mình có cần thực hiện thủ tục cấp giấy xác nhận hay chỉ cần thông báo với cơ quan có thẩm quyền.

Đặc biệt, cần chú ý các trường hợp thuộc diện miễn nhưng vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thông báo trước khi người lao động bắt đầu làm việc.

4. Chủ động kế hoạch nộp hồ sơ

Theo Điều 23 Nghị định 393/2026/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động được nộp trước ít nhất 10 ngày làm việc nhưng không quá 60 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra thời hạn hộ chiếu, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe, giấy tờ chuyên môn và tiến độ hợp pháp hóa lãnh sự để tránh bị động khi cần tiếp nhận nhân sự mới hoặc gia hạn giấy phép.

5. Kiểm tra giấy phép lao động đang sử dụng

Theo điều khoản chuyển tiếp tại Nghị định, giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp theo quy định trước đó tiếp tục được sử dụng đến khi hết thời hạn.

Doanh nghiệp không nên mặc định phải làm lại toàn bộ hồ sơ ngay khi Nghị định có hiệu lực, mà cần rà soát thời hạn và xác định thủ tục cần thực hiện tiếp theo theo quy định mới.

Doanh nghiệp nên bắt đầu rà soát hồ sơ ngay từ bây giờ, đặc biệt với các trường hợp sắp tuyển dụng chuyên gia nước ngoài, thay đổi vị trí công việc hoặc chuẩn bị gia hạn giấy phép lao động.

Giaypheplaodong.com.vn hỗ trợ tư vấn và chuẩn bị hồ sơ lao động nước ngoài tại Việt Nam, bao gồm giấy phép lao động, xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động và các thủ tục liên quan đến giấy tờ nước ngoài.

🌐 Giaypheplaodong.com.vn

📞 Hotline: +84 868 25 75 32

📩 Email: [email protected]