Việc sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam không chỉ yêu cầu doanh nghiệp phải có giấy phép lao động hợp lệ, mà còn đòi hỏi thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ báo cáo theo quy định pháp luật. Trong đó, báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động nước ngoài là một thủ tục bắt buộc, tuy nhiên nhiều doanh nghiệp lại bỏ quên hoặc nộp chậm.

Vậy nếu không thực hiện đúng hạn, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những hậu quả gì? Hãy cùng Giaypheplaodong.com.vn tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài là gì?

Theo Điều 6 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng người lao động nước ngoài tại Việt Nam có trách nhiệm báo cáo định kỳ về tình hình tuyển dụng, thay đổi vị trí làm việc hoặc chấm dứt hợp đồng.

Thời gian nộp báo cáo gồm:

• Báo cáo 6 tháng đầu năm: Trước ngày 05/7 hàng năm
• Báo cáo cả năm: Trước ngày 05/01 năm kế tiếp

Nơi nộp báo cáo:

• Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐTBXH) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính
• Hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp, nếu doanh nghiệp nằm trong khu công nghiệp

Việc nộp đúng thời hạn và đúng nơi quy định giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch trong quản lý lao động, đồng thời đáp ứng yêu cầu của cơ quan nhà nước khi cần tra soát hoặc xử lý hồ sơ.

2. Hậu quả khi nộp báo cáo chậm hoặc không nộp

Việc không báo cáo hoặc báo cáo không đúng thời hạn có thể dẫn đến nhiều hệ lụy pháp lý và ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là những rủi ro chính:

a. Bị xử phạt hành chính

Căn cứ theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp vi phạm nghĩa vụ báo cáo sẽ bị xử phạt:

• Phạt tiền từ 5.000.000 – 10.000.000 đồng đối với tổ chức vi phạm
• Có thể bị yêu cầu nộp lại báo cáo đúng quy định và khắc phục hậu quả

b. Ảnh hưởng đến việc gia hạn giấy phép lao động hoặc thẻ tạm trú

Việc không nộp báo cáo đúng hạn có thể khiến hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động hoặc thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài bị từ chối. Cơ quan nhà nước sẽ xem xét lịch sử tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp, đặc biệt trong các đợt kiểm tra hồ sơ:

• Doanh nghiệp không báo cáo đầy đủ → bị từ chối cấp hoặc gia hạn GPLĐ
• Không cập nhật tình trạng lao động thực tế → bị đánh giá thiếu minh bạch trong sử dụng lao động

Điều này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến kế hoạch tuyển dụng, duy trì nhân sự chất lượng hoặc hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục.

c. Tác động đến đánh giá tuân thủ và uy tín doanh nghiệp

• Doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ báo cáo có thể bị ghi nhận rủi ro trong quá trình thanh tra lao động
• Ảnh hưởng đến xếp hạng tín nhiệm, uy tín, đặc biệt với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc hợp tác quốc tế

3. Doanh nghiệp cần làm gì để đảm bảo tuân thủ?

Để tránh bị xử phạt và đảm bảo quá trình sử dụng lao động nước ngoài diễn ra hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

✅ Rà soát và cập nhật thông tin lao động nước ngoài

• Kiểm tra thông tin về giấy phép lao động, hợp đồng lao động, vị trí công việc, đơn vị làm việc…
• Cập nhật kịp thời các thay đổi về nhân sự trong hồ sơ nội bộ

✅ Thiết lập quy trình báo cáo định kỳ

• Lên kế hoạch thực hiện báo cáo định kỳ 2 lần/năm
• Phân công rõ trách nhiệm cho bộ phận hành chính – nhân sự
• Đảm bảo báo cáo được nộp trước thời hạn quy định

✅ Chuẩn hóa biểu mẫu báo cáo

• Sử dụng biểu mẫu báo cáo do Sở LĐTBXH (nay là Bộ Nội Vụ) cung cấp
• Đảm bảo thông tin trong báo cáo thống nhất với hồ sơ đã nộp trước đó

✅ Doanh nghiệp mới cần tìm hiểu kỹ nghĩa vụ này

• Trong lần đầu tuyển dụng người nước ngoài, doanh nghiệp nên nắm rõ các quy định pháp lý liên quan đến việc báo cáo
• Tránh việc thiếu sót do chưa quen thủ tục, có thể gây hậu quả về sau

4. Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ pháp luật về lao động nước ngoài

Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp trong việc thực hiện thủ tục liên quan đến người lao động nước ngoài, giaypheplaodong.com.vn cam kết:

• Tư vấn quy trình báo cáo và thực hiện đúng thời hạn
• Soạn thảo và chuẩn hóa biểu mẫu báo cáo
• Hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các tình huống bị phạt, bị từ chối hồ sơ do chậm báo cáo

Liên hệ ngay với chúng tôi  qua số Hotline: 0868 25 75 32 hoặc Email: [email protected] nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng lao động nước ngoài và cần đảm bảo tuân thủ pháp luật một cách hiệu quả, an toàn.